Code of Conduct

Präambel

Systema Datentechnik bekennt sich zu einer Kultur der Integrität, Verantwortung und Zusammenarbeit. Wir sind davon überzeugt, dass unsere gemeinsamen Werte die Grundlage unseres Erfolgs bilden.

Dieser Code of Conduct dient als Leitfaden für alle Mitarbeiter:innen sowie Partner, um sicherzustellen, dass wir als Organisation stets im Einklang mit unseren ethischen Grundsätzen und den gesetzlichen Vorschriften handeln. Unser Handeln ist geprägt von Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität sowie einem tiefen Respekt gegenüber unseren Mitmenschen und der Umwelt.

Gleichzeitig schaffen wir die Basis für dauerhaftes, profitables Wachstum und eine langfristige, nachhaltige Wertsteigerung des Unternehmens. Auf diese Weise sichern wir die Zukunftsfähigkeit der Systema Datentechnik für kommende Generationen.

Unser Streben nach Exzellenz und Innovation wird von einem starken ethischen Fundament getragen. Wir verpflichten uns dazu, in unserer täglichen Arbeit höchste Standards zu wahren und unsere Kunden, Partner und die Gesellschaft insgesamt zu respektieren.

1 Grundsätze

1.1 Integrität, Glaubwürdigkeit und Transparenz
Die Systema Datentechnik richtet sich auf ethische Prinzipien und moralische Werte, sowohl in der Interaktion mit Kunden und Geschäftspartnern als auch im Umgang mit unseren Mitarbeiter:innen, aus.

Insbesondere Integrität, Glaubwürdigkeit und Respekt vor der Menschenwürde ist fest in unserer DNA verankert. Wir handeln im Einklang mit unserem Versprechen und übertreffen sogar oft die Erwartungen.

Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern ermöglicht es auch Stakeholdern, informierte Entscheidungen zu treffen. Wir geben Einblicke in Unternehmensziele, Leistungen und Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus schaffen wir durch eine transparente Kommunikation Vertrauen und ermöglichen es, Missverständnisse zu vermeiden.

Glaubwürdigkeit ist das Ergebnis einer Umsetzung dieser Werte.

1.2 Respekt und Vertrauen
Unser Erfolg beruht wesentlich auch auf dem respektvollen Umgang miteinander.

Jede Stimme wird gehört und geschätzt, ungeachtet der Position oder Rolle im Unternehmen.
Wir ermutigen unsere Mitarbeiter:innen aktiv, ihre Ideen einzubringen und diese in die Realität umzusetzen. Wir sind bereit, aus Fehlern zu lernen und schätzen das offene Wort. Durch diesen respektvollen Umgang schaffen wir ein harmonisches Arbeitsumfeld, das die Effizienz von Teamarbeit und Zusammenarbeit begünstigt.

Vertrauen bildet das Fundament für jede erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Es entsteht durch Konsistenz, Offenheit und Zuverlässigkeit im Handeln und in der Kommunikation.
Unsere Mitarbeiter:innen können sich darauf verlassen, dass Zusagen eingehalten werden und ihre Leistungen anerkannt werden.

1.3 Einhaltung geltenden Rechts
Wir verpflichten uns, geltende Gesetze und Vorschriften zu beachten und einzuhalten. Diese Zusicherung gilt selbstverständlich auch für geltende Richt- und Leitlinien sowie anerkannte Wertmaßstäbe der Kulturkreise und Länder in denen Systema Datentechnik tätig ist.

1.4 Lieferkette
Wir wählen unsere Lieferanten und Partner sorgfältig aus und fördern ethische Geschäftspraktiken sowie die Einhaltung von Umweltstandards.

Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Lieferanten die Grundsätze unseres Verhaltenskodex respektieren und unterstützen sie dabei. Gleichzeitig ermutigen wir sie, diese Erwartungen auch an ihre eigenen Lieferanten weiterzugeben.

2 Verantwortung gegenüber Mitarbeiter:innen und Gesellschaft

2.1 Einhaltung Menschenrechte
Wir respektieren alle international anerkannten Menschenrechte und unterstützen ihre Einhaltung.

2.2 Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit
Bei der Systema Datentechnik sind Kinderarbeit, Zwangsarbeit, alle Formen moderner Sklaverei und Menschenhandel sowie jede Form der Ausbeutung verboten. Wir legen größten Wert auf die strikte Einhaltung der entsprechenden Gesetze. Darüber hinaus erwarten wir, dass auch unsere Lieferanten und Geschäftspartner diese Werte teilen und sich zu deren Einhaltung verpflichten.

2.3 Vielfalt und Chancengleichheit
Wir repräsentieren Vielfalt, Toleranz und Chancengleichheit.

Unterschiedlichkeit ist für uns wertvoll. Wir glauben fest daran, dass eine vielfältige Belegschaft unterschiedliche Perspektiven und Ideen mit sich bringt, die entscheidend für unseren Erfolg sind.

Durch gezielte Maßnahmen fördern wir die Chancengleichheit und schaffen Raum für persönliche Entfaltung und Weiterentwicklung. Für uns zählt nur die individuelle Leistung und das Potenzial, weshalb auch ehemalige Auszubildende die Möglichkeit haben, bis in die Unternehmensleitung aufzusteigen.

2.4 Verbot von Diskriminierung
Systema Datentechnik duldet keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Arbeitsumfeld, sei es aufgrund von Alter, Behinderungen, Herkunft, Geschlecht, politischer Haltung oder betriebsverfassungsrechtlicher Betätigung, Religion oder sexueller Orientierung und Identität.

Jeder hat das Recht auf würdevolle und respektvolle Behandlung. Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Rassismus, Mobbing, Machtmissbrauch, Einschüchterung oder Bedrohung und andere Formen von Belästigung werden nicht toleriert.

2.5 Arbeits- und Gesundheitsschutz
Wir halten konsequent die Gesetze und Regelungen zur Arbeitssicherheit und zur Gesundheit am Arbeitsplatz ein und gehen sogar darüber hinaus. Wir fördern ein Bewusstsein für Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz und bieten Unterstützung bei der Umsetzung gesunder Lebensgewohnheiten.

2.6 Gesellschaftliches Engagement – wohltätige Aktivitäten
Als aktives Mitglied der Gesellschaft engagieren wir uns vielfältig. Durch angemessene Geld- und Sachspenden unterstützen wir soziale Projekte, Umweltschutzinitiativen, Bildungsförderung und lokale Gemeinschaften. Dabei verfolgen wir keinerlei Absicht, geschäftliche Vorteile zu erlangen. Unser gesellschaftliches Engagement ist geprägt von einem uneigennützigen Ansatz, der auf nachhaltigen Mehrwert für die Gemeinschaft abzielt.

2.7 Auftreten und Kommunikation in der Öffentlichkeit
Die Kommunikation der Systema Datentechnik mit Geschäftspartnern, Kunden und der Öffentlichkeit erfordert, dass sämtliche Veröffentlichungen vollständig, ehrlich, präzise, zeitnah und verständlich sind. Dieser Grundsatz erstreckt sich besonders auf Informationen und Werbematerialien unserer Produkte und Dienstleistungen.

Nur autorisierte Mitarbeiter:innen sind befugt Informationen über die Systema Datentechnik sowie unsere Produkte und Dienstleistungen weiterzugeben.

Die Systema Datentechnik respektiert das Recht auf freie Meinungsäußerung sowie den Schutz der Persönlichkeitsrechte und der Privatsphäre.

Uns ist bewusst, dass auch Mitarbeiter:innen in der Außenwahrnehmung als Repräsentant:in der Systema Datentechnik betrachtet werden. Infolgedessen fordern wir sie dazu auf, durch das Verhalten und Auftreten in der Öffentlichkeit, vor allem gegenüber Medien, das Ansehen und die Reputation des Unternehmens zu wahren. Bei privaten Meinungsäußerungen muss darauf geachtet werden, die jeweilige Funktion bzw. Tätigkeit nicht in einem Zusammenhang mit der privaten Äußerung zu stellen.

3 Umweltbewusstsein – Umwelt- und Klimaschutz

Unser Bestreben liegt darin, einen lebenswerten Planeten für zukünftige Generationen zu hinterlassen.

Aus diesem Grund verpflichten wir uns zum Schutz und zur Wiederherstellung der Umwelt. Wir haben uns dazu verpflichtet, unsere negativen Auswirkungen auf Ökosysteme zu minimieren, Ressourcen effizient zu nutzen und erneuerbare Energiequellen zu fördern. Wir streben danach, die biologische Vielfalt zu bewahren und einen lebenswerten Planeten zu hinterlassen.

Wir können bereits eine große Bandbreite an ergriffenen Maßnahmen vorweisen:

• Unser Hauptsitz in Potsdam ist ein Neubau in ökologischer Holzbauweise mit zukunftsweisendem und hochmodernem Energiekonzept (KFW 55, Solaranlage,
• Wärmepumpe, begrüntes Dach, automatisierte Fensterbeschattung sowie Be- und Entlüftung).
• Unser Nebengebäude von 1994 wird derzeit energetisch saniert.
• Unsere Stromversorgung wird zu 100 Prozent aus erneuerbaren Energien gewonnen.
• Wir fördern das Fahrradfahren mit einem Bike-Leasing-Angebot für unsere Mitarbeiter:innen.
• Unser Trinkwasser kommt aufbereitet aus der Leitung.
• Wir haben ein umfangreiches Konzept zur Abfallvermeidung, -entsorgung und -dokumentation.
• Für nahezu alle Mitarbeiter:innen bieten wir Home Office an.
• Bienenfreundliche Grünanlagen an unserem Hauptsitz runden unser Konzept ab.

Da wir bewusst mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen umgehen wollen, haben wir uns konkrete Ziele gesetzt:

• Unser Campus in Potsdam soll sich Ende 2025 zu 75 % energetisch autark versorgen.
• Wir wollen in 2030 einen Flottengrenzwert von insgesamt 95 g CO2/km erreichen, unter anderem durch den vermehrten Einsatz von Elektroautos als Firmenwagen.

Wir glauben daran, dass jede:r Einzelne eine wichtige Rolle bei der Verwirklichung einer nachhaltigen Zukunft spielt. Wir ermutigen und befähigen unsere Mitarbeiter:innen, Kunden und Partner, nachhaltige Entscheidungen zu treffen und Veränderungen in ihrem eigenen Umfeld herbeizuführen.

3.1 Schonung von Ressourcen
Mitarbeiter:innen sind bei ihrer Arbeit angehalten, die natürlichen Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass die geschäftlichen Aktivitäten der Systema Datentechnik durch Materialeinsparung, energiesparende Planung sowie Reduzierung und Recycling von Abfällen die Umwelt in möglichst geringem Umfang belasten.

Dabei soll jede:r Verantwortliche:r bei der Auswahl von Zulieferern, Werbematerialien oder anderen externen Dienstleistungen neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch die ökologischen und sozialen Kriterien beachten.

4 Geschäftliches Umfeld

4.1 Fairer Wettbewerb und Kartellrecht
Wir bekennen uns zu einem fairen Wettbewerb und der Einhaltung des geltenden Kartellrechts in allen Geschäftsbeziehungen.

Die Systema Datentechnik stellt sicher, dass keinerlei wettbewerbsbeschränkende Absprachen über Preise, Markt oder Gebietsaufteilungen mit Wettbewerbern, Kunden und Lieferanten getroffen werden. Dieser Grundsatz gilt insbesondere im Rahmen von Ausschreibungen, wo Transparenz und Chancengleichheit oberste Priorität haben.

4.2 Korruption
Wir tolerieren keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung.

Mitarbeiter:innen sind strikt angehalten, keine Geschäftsbeziehungen zum eigenen oder fremden Vorteil oder zum Nachteil der Systema Datentechnik zu nutzen. Dies schließt die unzulässige Gewährung oder Annahme von persönlichen Vorteilen im Geschäftsverkehr ein, die eine objektive Entscheidungsfindung beeinflussen könnte. Bereits das Anbieten oder Fordern unzulässiger Vorteile kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Verstöße gegen diese Gesetze können schwere Straftaten darstellen und erhebliche Schäden sowohl für den Einzelnen als auch für das Unternehmen verursachen.
Jede:r Mitarbeiter:in ist dazu verpflichtet, bei Verdachtsmomenten oder rechtlichen Bedenken bezüglich Korruption oder Wirtschaftskriminalität sofort Rat und Unterstützung einzuholen.

Der Compliance Officer und die Geschäftsführung stehen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Detaillierte Informationen und hilfreiche Beispiele sind in unserer Antikorruptions-Richtlinie festgelegt.

4.3 Umgang mit staatlichen Behörden / Amtsträgern
Geschäftliche Beziehungen zu staatlichen Behörden und Amtsträgern unterliegen besonders strengen Richtlinien. Im Umgang mit Regierungen und Behörden agieren wir stets nach den höchsten Maßstäben der Rechtmäßigkeit, Aufrichtigkeit und Transparenz.

4.4 Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen
Zuwendungen in Form von Einladungen oder geringwertigen Geschenken wie Werbe- und Streuartikel zu Informations-, Repräsentations- oder Unterhaltungszwecken sind nach bestimmten Maßstäben zulässig.

Diese sollten ausschließlich angenommen oder gewährt werden, wenn sie einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und nicht als Gegenleistung für unrechtmäßige Vorteile interpretiert werden können.
Die Wertigkeit solcher Zuwendungen darf nicht übermäßig hoch sein und sollte weder die üblichen Geschäftspraktiken noch den normalen Lebensstandard der betreffenden Person übersteigen.

Geschenke und Einladungen, die an die Privatadresse gerichtet sind dürfen weder gewährt noch angenommen werden. Der Compliance Officer und die Geschäftsführung stehen bei Fragen jederzeit unterstützend zur Verfügung.

4.5 Geldwäscheprävention
Die Systema Datentechnik erfüllt sämtliche gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention und ist in keiner Weise an Geldwäscheaktivitäten beteiligt. Durch sorgfältige Überprüfung von Dritten minimieren wir das potenzielle Risiko für Geldwäsche im Allgemeinen.

4.6 Vermeidung Interessenkonflikte
Geschäftsentscheidungen werden ausschließlich im besten Interesse der Systema Datentechnik getroffen. Interessenkonflikte mit privaten Belangen oder anderweitigen wirtschaftlichen oder sonstigen Aktivitäten, auch von Angehörigen oder nahestehenden Personen oder Organisationen werden vermieden.

Mitarbeiter:innen sollten solche Situationen im Interesse der Systema Datentechnik und ihrer eigenen Integrität vermeiden. Konkret bedeutet das:

• Es ist untersagt, finanzielle Beteiligungen an Unternehmen einzugehen, die von beruflichen Entscheidungen betroffen sein können. Ausnahmen gelten lediglich für Beteiligungen an Unternehmen der Systema Datentechnik im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms.
• Falls Mitarbeiter:innen Verträge mit Angehörigen oder nahestehende Personen abschließen möchten, ist das vorab von der Geschäftsführung und dem Compliance Officer zu genehmigen.
• Dies gilt ebenso für Geschäfte mit Unternehmen, an denen Angehörige oder nahestehende Personen direkt oder indirekt beteiligt sind.
• Die Übernahme von unternehmerisch verantwortlichen Positionen wie Organmitglied, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat oder Beirat bei Kunden, Geschäftspartnern oder Wettbewerbern bedarf der vorherigen Zustimmung der Geschäftsleitung in Rücksprache mit dem Compliance Officer.

Von entscheidender Bedeutung ist die Wahrnehmung von Außenstehenden.

Bereits der Verdacht eines persönlichen Interessenkonflikts kann den Ruf der Systema Datentechnik schädigen. Daher ist es von größter Wichtigkeit, mögliche Konfliktsituationen transparent zu behandeln und sämtliche relevanten Fakten vollständig offenzulegen.

5 Umgang mit Informationen

5.1 Datenschutz
Systema Datentechnik weiß um die hohe Sensibilität der ihr anvertrauten persönlichen Daten ihrer Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter:innen und schützt diese durch einen sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang.

Es werden umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit von persönlichen Daten zu gewährleisten. Ohne gesetzliche Zulässigkeit oder Einwilligung der betroffenen Personen dürfen keine personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet werden.

Alle Mitarbeiter:innen halten sich konsequent an die Datenschutzbestimmungen und respektieren insbesondere die umfassenden Persönlichkeitsrechte.

5.2 Datensicherheit
Die Sicherheit von Daten ist für die Systema Datentechnik von überragender Bedeutung. Wir schützen unsere Daten mit einer umfassenden Sicherheitsstrategie vor unberechtigtem Zugang, unbefugter und missbräuchlicher Verwendung, Verlust und vorzeitiger Vernichtung.

5.3 Vertraulichkeit
Vertrauliche Informationen umfassen hoch sensible Daten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Hierzu zählen unter anderem Kundenlisten, Finanzdaten, interne Strategien, Personalinformationen und vieles mehr. Sie sind ausschließlich für einen begrenzten Personenkreis zugänglich und dürfen weder intern weitergegeben noch extern veröffentlicht werden.

Jegliche unbefugte Weitergabe dieser vertraulichen Informationen an die Öffentlichkeit, andere Unternehmen, Kunden oder Dritte stellt eine schwerwiegende Verletzung der Vertraulichkeitspflicht dar und ist strengstens untersagt.

5.4 Nutzung unserer Unternehmensressourcen
Wir verpflichten uns dazu, das Unternehmensvermögen verantwortungsbewusst zu nutzen.
Daher setzen wir die vorhandenen Ressourcen sparsam ein und gestalten geschäftlichen Aktivitäten der Systema Datentechnik durch die Einsparung von Materialien, die Umsetzung energiesparender Planung sowie die Reduzierung und das Recycling von Abfällen nachhaltig.

Nur eine effiziente Nutzung aller Ressourcen auf allen Ebenen kann langfristigen Unternehmenserfolg gewährleisten. Verschwendung oder Missbrauch von Unternehmensressourcen, einschließlich Arbeitszeit, beeinträchtigt die betriebliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Systema Datentechnik und betrifft somit uns alle.

Die vorhandenen Ressourcen werden ausschließlich für die vorgesehenen geschäftlichen Zwecke genutzt und nicht für persönliche Zwecke, die unangemessen oder unzulässig sind.

5.5 Schutz des geistigen Eigentums und Betriebsgeheimnissen
Das geistige Eigentum unseres Unternehmens ist unser wertvollstes Anlagegut, das von allen Mitarbeiter:innen geschützt werden muss. In gleichem Maße respektieren wir das geistige Eigentum anderer. Zum geistigen Eigentum zählen unter anderem Erfindungen, Produktkonzepte, Details über Kunden und Lieferanten sowie Geschäftsgeheimnisse.

Jede:r Mitarbeiter:in ist daher zum Schutz dieser Informationen verpflichtet. Dazu zählt die strikte Einhaltung der Informationssicherheitsvorschriften der Systema Datentechnik.

6 Umsetzung und Ansprechpartner:innen

Die Systema Datentechnik erwartet von ihren Mitarbeiter:innen, dass sie sich im Sinne des Code of Conduct verhalten.

Unsere Führungskräfte übernehmen dabei eine besondere Vorbildfunktion und lassen sich in ihren Handlungen im besonderen Maße an dem Verhaltenskodex messen. Sie sind die ersten Ansprechpartner:innen bei Fragen zur Auslegung der Regelungen und gewährleisten, dass alle Mitarbeiter:innen den Verhaltenskodex kennen und verstehen. Im Rahmen ihrer Führungsaufgaben arbeiten sie aktiv daran, unangemessenes Verhalten vorzubeugen und ergreifen geeignete Maßnahmen, um Regelverstöße in ihrem Verantwortungsbereich zu verhindern. Eine vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen und Führungskräften zeigt sich in offener Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung.

Verstöße gegen Verhaltensanforderungen, Rechtsvorschriften, interne Richtlinien und Regelungen können erhebliche Konsequenzen für Einzelpersonen und das Unternehmen nach sich ziehen. Daher wird vorwerfbares bewusstes Fehlverhalten nicht toleriert. Die Systema Datentechnik sanktioniert solche Verstöße konsequent und unabhängig von der Position der beteiligten Personen im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Jede:r Mitarbeiter:in wird dazu aufgerufen, die Führungskraft nach Kenntniserlangung eines Gesetzesverstoßes oder eines erheblichen Verstoßes gegen die Bestimmungen dieses Kodexes, insbesondere bei Fällen von Betrug, Korruption, Bilanzfälschung oder anderen vergleichbaren straf- und zivilrechtlich relevanten Handlungen, die möglicherweise rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen könnten, zu benachrichtigen.

Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Das Hinweisgebersystem der Systema Datentechnik steht unter https://systema.integrityline.com/frontpage zur Verfügung.

Potsdam, 14.12.2023

SYSTEMA Gesellschaft für angewandte Datentechnik mbH

Stefan Riek – Geschäftsführer

Henry Bischof – Geschäftsführer

Markus Schmolling – Compliance Officer

Theresia Ludwig – QM-Beauftragte

Communicate Consult GmbH

Stefan Riek – Geschäftsführer

Henry Bischof – Geschäftsführer

Systema Datentechnik Schweiz AG

Stefan Riek – Vorsitzender des Verwaltungsrates