Code of Conduct

1. Einführung 

Wir haben uns in der Systema Gesellschaft für angewandte Datentechnik mbH, im folgenden Text auch „Systema“, zum Ziel gesetzt, innovative Produkte und Lösungen mit hohem praktischen Nutzen für und mit unseren Kunden zu entwickeln und zu vermarkten, um unsere Kunden noch erfolgreicher zu machen.

Damit schaffen wir zugleich die Basis für dauerhaftes, profitables Wachstum und eine langfristige, nachhaltige Wertsteigerung des Unternehmens und können Systema für die nächsten Generationen erhalten. Grundlage unseres Handelns sind Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität sowie der Respekt gegenüber Mitmenschen und Umwelt. Die Führungskräfte tragen dabei eine besondere Verantwortung.

Der nachstehende Code of Conduct verdeutlicht diese Grundsätze. Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Redlichkeit unseres Verhaltens und das Vertrauen in unsere Leistungen in Frage stellen könnten. Zugleich soll jede:r Mitarbeiter:in zu eigenverantwortlichem Verhalten ermutigt und ihr/ihm dafür Orientierung gegeben werden. In diesem Code of Conduct sind die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen grundlegenden Regeln, Normen und Verhaltensweisen festgelegt.

Der Code of Conduct gilt für uns alle, die bei oder für Systema tätig sind („Mitarbeiter:innen“). Dies sind die Organe, die Führungskräfte, Arbeitnehmer:innen (inkl. Leiharbeitnehmer:innen, u.ä.) und sonstige Mitarbeiter:innen der Systema. Wenn im Code of Conduct die Systema genannt wird, sind damit Systema und alle direkt oder indirekt davon gesteuerten Unternehmen gemeint.

2. Vertrauen durch redliche und regeltreue Führung der Geschäfte – eine persönliche Herausforderung und das Ergebnis gemeinsamer Anstrengungen

Diese Ziele können wir nur erreichen, wenn alle Beteiligten hieran mitwirken. Daher formuliert der Code of Conduct für alle Mitarbeiter:innen verbindliche Anforderungen.

Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion. Sie tragen Verantwortung für das eigene Verhalten und das Verhalten der Mitarbeiter:innen in ihrem Zuständigkeitsbereich ebenso wie für die ordnungsgemäße Einhaltung aller dort zur Vermeidung von Reputations- und Rechtsrisiken vorgesehenen Verfahren. Sie haben die erforderlichen und angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um die vollständige Einhaltung des Verhaltenskodex bei unseren Geschäftsverfahren und Vorgehensweisen zu gewährleisten.

Alle anderen Mitarbeiter:innen werden darin unterstützt, alle in ihrem Arbeitsumfeld einschlägigen Gesetze und behördlichen Vorschriften zu kennen und zu beachten. Dabei bieten die internen Anweisungen und Richtlinien wesentliche Unterstützung und Orientierung.

Alle Mitarbeiter:innen sind gehalten, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair zu verhalten und jeden Konflikt zwischen privaten und den geschäftlichen Interessen der Systema oder den Interessen unserer Kunden zu vermeiden.

Alle Mitarbeiter:innen werden ausdrücklich ermutigt, den Compliance-Ansprechpartner oder ihre:n Vorgesetzte:n anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand möglicherweise nicht regelkonform verhält. Das kann verhindern, dass aus kleinen Problemen große werden. Kein:e Mitarbeiter:in, die/der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten – auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Hierfür steht die Unternehmensleitung/stehen die Betriebsparteien ein. Mitteilungen können auch anonym erfolgen.

3. Respektvoller Umgang miteinander – Diskriminierungsverbot – Entwicklung nach Leistung und Potenzial 

Unser Erfolg beruht wesentlich auch auf dem respektvollen Umgang miteinander. Wir sind bereit, aus Fehlern zu lernen und schätzen das offene Wort.

Wir sind darauf bedacht, dass unsere Mitarbeiter:innen so vielfältig sind wie unser Kundenstamm. Systema duldet schon deswegen keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Arbeitsumfeld, sei es aufgrund von Alter, Behinderungen, Herkunft, Geschlecht, politischer Haltung oder betriebsverfassungsrechtlicher Betätigung, Religion oder sexueller Orientierung. Die wesentlichen Kriterien für die Entwicklung der Mitarbeiter:innen sind daher ihre individuellen Leistungen und ihr Potenzial.

4. Schutz personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen – Auskunftsersuchen von Behörden 

Wir achten strikt auf die Einhaltung der Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten und respektieren das allgemeine Persönlichkeitsrecht aller Personen hinsichtlich ihrer persönlichen Daten. Vertrauliche Informationen und Unterlagen über Kunden, die Systema oder Mitarbeiter:innen müssen vor dem Einblick Dritter wie auch nicht beteiligter Kolleg:innen in geeigneter Weise geschützt werden.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein. Ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. Daten der Mitarbeiter:innen werden durch entsprechende Betriebsvereinbarungen geschützt.

Bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff auf Daten und Informationen sowie vor Verlust oder Zerstörung ist ein angemessener Standard einzuhalten, der dem Stand der Technik entspricht. Systema kooperiert mit allen zuständigen öffentlichen Stellen und Aufsichtsbehörden. Bei Auskunftsersuchen erfolgt die diesbezügliche Kommunikation über die hierzu bestellten Mitarbeiter:innen.

5. Schutz des Unternehmensvermögens und Schutz natürlicher Ressourcen

Das geistige Eigentum unseres Unternehmens ist unser wertvollstes Anlagegut, das von allen Mitarbeiter:innen geschützt werden muss. In gleichem Maße respektieren wir das geistige Eigentum anderer. Zum geistigen Eigentum zählen unter anderem die Urheberrechte (einschließlich der Urheberrechte für Software und Datenbanken), Marken, Know-how oder sonstige urheberrechtliche Informationen.

Technische Betriebsgeheimnisse und kaufmännische Geschäftsgeheimnisse sind wichtige Unternehmensressourcen. Jede:r Mitarbeiter:in ist daher zu ihrem Schutz verpflichtet. Dazu zählt die strikte Einhaltung der Informationssicherheitsvorschriften der Systema.

Das Vermögen und die Betriebseinrichtungen, die Geschäftsunterlagen und die Arbeitsmittel der Systema dürfen weder zu privaten Zwecken missbraucht noch unberechtigt Dritten überlassen werden.

Mitarbeiter:innen sind bei ihrer Arbeit angehalten, die natürlichen Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass die geschäftlichen Aktivitäten der Systema durch Materialeinsparung, energiesparende Planung sowie der Reduzierung und dem Recycling von Abfällen die Umwelt in möglichst geringem Umfang belasten. Dabei soll jede:r Verantwortliche bei der Auswahl von Zulieferern, Werbematerialien oder anderen externen Dienstleistungen neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch die ökologischen und sozialen Kriterien beachten.

6. Persönliche Interessenkonflikte

Wenn Mitarbeiter:innen in Konflikte zwischen ihren persönlichen Interessen und den beruflichen Aufgaben bzw. den Interessen der Systema oder unseren Kunden geraten, kann dies das Ansehen dieser Mitarbeiter:innen und der Systema insgesamt beschädigen.

Mitarbeiter:innen sollen daher solche Situationen im Interesse der Systema wie auch im eigenen Interesse vermeiden. Im Einzelnen gilt:

• Keine finanziellen Beteiligungen an Unternehmen, die von beruflichen Entscheidungen des Mitarbeiters oder der Systema betroffen sein können. Ausgenommen sind allein Beteiligungen an Unternehmen der Systema im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms.
• Auftragsvergaben an Angehörige, Lebenspartner oder andere nahestehende Personen von Mitarbeitern sind – sofern bekannt – dem Vorgesetzten und dem Compliance Officer im Vorhinein anzuzeigen. Das gilt auch für Geschäfte mit Unternehmen, an denen Angehörige direkt oder mittelbar beteiligt sind.
• Keine Übernahme unternehmerisch verantwortlicher Positionen (z.B. Organmitglied, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Beirat) bei Kunden, Geschäftspartnern oder Wettbewerbern ohne die vorherige Zustimmung der Geschäftsleitung nach Meldung an Compliance.

Entscheidend ist die Wahrnehmung Dritter. Schon der Anschein eines persönlichen Interessenkonfliktes kann schaden. Mitarbeiter:innen können bei berechtigtem Interesse auch um Entbindung von konkreten einzelnen Aufgaben bitten, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten.

7. Keine Interessenkonflikte mit Kunden und Geschäftspartnern

Systema strebt mit ihren Kunden und Geschäftspartnern nachhaltige Geschäftsbeziehungen zum beiderseitigen Vorteil an.

Jede:r Mitarbeiter:in hat daher dafür zu sorgen, dass die Interessen unserer Kunden und Geschäftspartner in fairer Weise berücksichtigt werden. Interessen von Kunden oder Geschäftspartnern dürfen nicht zum Nachteil anderer Kunden oder Geschäftspartner in den Vordergrund gestellt werden.

8. Schutz des Wettbewerbs

Wettbewerbsgesetze verbieten Verhaltensweisen, die den freien und fairen Wettbewerb behindern und den Handel einschränken. Diese Gesetze gelten für uns als Lieferant und Käufer von Dienstleistungen und Waren gleichermaßen.

Systema beteiligt sich nicht an illegalen wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen und Verhaltensweisen, insbesondere Absprachen über Preise, Konditionen und Marktaufteilung mit Wettbewerbern. Bevor Mitarbeiter:innen von Standardverträgen oder in Kooperationsverträgen vorgesehenen Verfahren abweichen, klären sie mit der Rechtsabteilung ab, dass hiermit keine unzulässigen wettbewerbsrechtlichen Auswirkungen verbunden sind. Bei Kontakten zu Wettbewerbern und Geschäftspartnern sprechen Mitarbeiter:innen der Systema in verantwortlicher Weise nicht über interne Angelegenheiten, wie z.B. über Preise und Verkaufs- oder Finanzierungsbedingungen, Kosten, Marktübersichten, organisatorische Abläufe oder andere vertrauliche Informationen, aus denen Wettbewerber oder Geschäftspartner Wettbewerbsvorteile ziehen könnten.

Systema hilft mit regelmäßigen Schulungen und anderen geeigneten Maßnahmen dabei, dass problematische Verhaltensweisen durch alle Mitarbeiter:innen rechtzeitig und zutreffend erkannt werden können.

9. Keine Tolerierung von Korruption, besondere Vorsicht bei Amtsträger:innen

Unser Erfolg am Markt beruht auf Innovationen, Begeisterungsfähigkeit, Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft und darf nicht durch unlautere Zuwendungen erschlichen werden. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf die professionelle Urteilsfähigkeit unserer Mitarbeiter:innen.

Systema toleriert daher keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung. Wer die Regeln für Geschenke und Einladungen in Ziff. 10 dieses Codes of Conduct nicht beachtet, läuft Gefahr, sich wegen Korruptionsdelikten strafbar zu machen. Bereits das Versprechen oder Fordern unlauterer Vorteile kann strafbar sein.

Bei Einladungen und Zuwendungen an Personen außerhalb der Systema von Mitarbeiter:innen sind in jedem Fall deren interne Regeln für Geschenke und Einladungen zu beachten. Dies gilt in besonderem Maße für den Kontakt mit Amtsträger:innen.

Die Zuwendung von Vorteilen an Amtsträger:innen kann als Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung schon allein deshalb strafbar sein, weil sie im Hinblick auf die Amtsstellung erfolgt. Es ist nicht erforderlich, dass die Amtsausübung in unlauterer Weise beeinflusst werden soll. Jede:r mit der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben Beauftragte kann Amtsträger:in sein, nicht nur Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes.

10. Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen

Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen zu Informations-, Repräsentations- oder Unterhaltungszwecken können ein legitimes Mittel zum Aufbau und zur Unterstützung von Geschäftsverbindungen sein. Sie dürfen allerdings nie dazu dienen, unlautere geschäftliche Vorteile zu erlangen und in einem Umfang oder einer Art und Weise erfolgen, die geeignet ist, die berufliche Unabhängigkeit und Urteilskraft der Beteiligten in Frage zu stellen. In der Systema wird daher jede:r Mitarbeiter:in durch mitbestimmte Leitlinien, regelmäßige Schulungen und klare Betragsgrenzen unterstützt.

Besonders strenge Maßstäbe sind bei Kontakten mit Amtsträger:innen geboten. Hierbei sind die Regeln für Geschenke und Einladungen der jeweiligen Behörde zu beachten.

11. Spenden und Sponsoring

Spenden und Sponsoring sind wesentliche Instrumente zur Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung; die finanzielle Unterstützung von Gemeinwohlbelangen ist grundsätzlich auf Öffentlichkeit angelegt. Über Spenden und Sponsoring entscheidet die Geschäftsleitung. Sie dürfen nicht dazu dienen, bei Geschäftspartnern mittelbar unlautere Vorteile zu erwirken.

12. Kommunikation gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, Soziale Netzwerke

Alle wesentlichen Verlautbarungen und Berichte der Systema müssen vollständig, redlich, genau, zeitnah und verständlich sein. Sei es gegenüber Geschäftspartnern, Kunden oder der Öffentlichkeit. Das gilt insbesondere für Informationen und Werbematerial über unsere Produkte.

Informationen an Geschäftspartner, Kunden oder die Öffentlichkeit über Systema, unsere Produkte und Leistungen, unsere Kunden oder Geschäftspartner dürfen nur über hierzu autorisierte Mitarbeiter:innen erfolgen.

Wer sich außerhalb einer entsprechenden Zuständigkeit in der Systema, in einer öffentlichen Diskussion oder in sozialen Netzwerken zu Themen äußert, die Systema oder unsere Geschäftspartner berühren, sollte deutlich machen, dass er als Privatperson handelt. Dies wird regelmäßig durch die Nutzung privater Accounts (Konten), E-Mail-Adressen u.ä. erfolgen. Und es wird inhaltlich so erfolgen, dass nicht der Eindruck entstehen kann, Systema teile die geäußerte Meinung. Er soll dabei nicht gegen die Interessen der Systema und der Geschäftspartner verstoßen. Im Rahmen der geschützten Freiheit der Meinungsäußerung muss also die arbeitsvertragliche Pflicht zu Rücksichtnahme und Loyalität gegenüber Systema und deren Geschäftsbeziehungen gewahrt bleiben.

Bitte berücksichtigen Sie, dass Äußerungen in E-Mails oder sozialen Netzwerken formlos und spontan erfolgen können, aber dann gleichwohl bei der/dem Empfänger:in bzw. in der Internet-Öffentlichkeit für lange Zeit festgehalten und einsehbar sind. Bitte beachten Sie auch, dass die private E-Mail-Nutzung in immer mehr Unternehmen und Behörden unzulässig ist, E-Mails damit im Zweifel dauerhaft archiviert und durch Dritte eingesehen werden.

13. Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen diese Regeln können erhebliche Reputationsverluste und rechtliche Nachteile für die betreffenden Mitarbeiter:innen, deren Kolleg:innen und der Systema zur Folge haben, bis hin zu Bußgeldern, Strafverfahren oder Einschränkungen behördlicher Erlaubnisse. Zumeist wird ein solches Fehlverhalten dann auch eine arbeitsrechtliche Pflichtverletzung sein und zu entsprechenden Sanktionen führen können.

Potsdam, 01.11.2022

Systema Datentechnik GmbH

Stefan Riek – Geschäftsführer

Henry Bischof – Geschäftsführer

Markus Schmolling – Compliance Officer

Communicate Consult GmbH

Stefan Riek – Geschäftsführer

Henry Bischof – Geschäftsführer

Systema Datentechnik Schweiz AG

Stefan Riek – Vorsitzender des Verwaltungsrates